Cara memesan venue acara korporat – 5 faktor vital untuk dipertimbangkan

Speaker dan jadwal sesi adalah dua aspek yang paling fokus oleh manajer saat merencanakan peristiwa perusahaan. Bagaimanapun, mereka sangat penting untuk keberhasilan pertemuan atau insentif. Tetapi selektif tempat yang benar sama-sama penting. Sebuah situs yang dipilih dengan tepat dapat mengarah pada pengalaman jaringan yang luar biasa, dan tempat yang dipetik dengan buruk dapat berubah menjadi rapat di mana semua orang mengamati pintu keluar.

Situs acara korporat hanya boleh dipilih setelah dengan rajin mempertimbangkan pro dan kontra, seperti venue resepsi pernikahan. Berikut adalah 5 faktor teratas untuk dipikirkan sambil memilih tempat untuk pelatihan, rapat, pameran atau lokakarya.

Ruang angkasa
Ketika meninjau lokasi, lihatlah ruang dan tata letak. Apakah itu memenuhi persyaratan acara? Untuk menemukan jawabannya, pertanyaan yang berikut:
Apakah ada batas kapasitas?
Seberapa fleksibelnya ruang lantai?
Bisakah kamar diubah jika perlu?
Apakah Anda akan memanfaatkan penuh venue?
Akankah acara lain berlangsung secara bersamaan?
Elemen penting untuk memeriksa adalah kapasitas tempat duduk ruang utama. Tidak ada penggunaan pemesanan situs yang dimaksudkan untuk 200 orang ketika hanya 60 yang hadir. Konferensi akan muncul secara buruk dan meninggalkan kesan buruk pada sponsor dan delegasi. Aspek lain adalah menggenggam ruang luar. Deck, halaman rumput, kebun dan teras paling sering adalah area di mana jaringan orang. Pastikan venue memiliki banyak dan tersedia untuk digunakan.
Break Rooms, tahap, dan bagian terpisah untuk sponsor adalah beberapa topik tambahan untuk dipikirkan. Cara termudah ke depan adalah berbicara dengan manajer venue. Mereka akan dapat menampung hampir semua kebutuhan dengan cara lain atau yang lain, bahkan jika itu tidak jelas.

Aksesibilitas
Sebagian besar pertemuan dan konferensi terjadi di lokasi outstation. Ini berarti tempat perlu di dekatnya ke bandara, stasiun kereta api atau pusat transportasi pusat. Hanya dengan kemudian akan delegasi dapat mencapainya dengan mudah tanpa menghadapi masalah yang akan menciptakan kesan pertama yang sangat baik. Koneksi langsung ke jalan raya besar adalah salah satu fitur penting; Yang lainnya adalah parkir. Seharusnya ada ruang yang cukup untuk angkutan parkir. Jika tidak ada, temukan jawaban untuk:
Dapatkah pengaturan alternatif dibuat untuk parkir?
Apakah akan ada biaya tambahan yang terhubung dengannya?
Apakah perlu memesan transportasi untuk peserta seperti taksi atau bus?
Dalam kesempatan off bahwa acara ini lokal, cobalah untuk memilih tempat yang dekat dengan kantor, jika diperlukan kehadiran tinggi. Jika perubahan adegan adalah tujuan, pilih situs yang terjauh ke kantor.
Paket
Tempat yang menawarkan gambar harga yang jelas selalu merupakan pilihan yang lebih baik. Karena itu, ketika meminta penawaran, pastikan itu detail. Untuk ini, diskusikan semua kegiatan acara dengan manajer venue. Ini akan membantu memberikan semua kemungkinan biaya dan biaya yang terkait dengan seluruh peristiwa. Hal-hal yang harus ditanyakan adalah:
Apa biaya venue termasuk seperti layanan dan pajak?
Apakah ada pengaturan dan / atau pemecahan biaya?
Apakah ada biaya untuk linen, meja atau kursi?
Apakah ada minimal pada makanan dan minuman?
Apakah peralatan wi-fi dan audio-visual termasuk?
Jika tidak, berapa biaya tambahan?
Ketika membandingkan dua tempat, pastikan Anda tidak membandingkan kutipan all-inclusive dengan satu harga sebagian.